Verzuimprotocol opstellen: een handig stappenplan

1. Ziek melden
Maak ziek melden zo praktisch mogelijk. Bij wie, hoe en voor welk tijdstip moet uw medewerker zich ziek melden? Wat moet iemand doen als uw contactpersoon niet (direct) bereikbaar is? En moet de medewerker naast de leidinggevende bijvoorbeeld ook een collega informeren om werk over te dragen of afspraken te verzetten? Beschrijf dit proces in het document.

2. Informatie over de ziekmelding vastleggen
U mag als werkgever niet zomaar alles vragen aan uw zieke medewerker. Zo mag u bijvoorbeeld niet vragen naar de reden van de ziekte. Maar op een aantal vragen moet uw medewerker wel antwoord geven. Deze vragen neemt u op in het verzuimprotocol:

• Op welk telefoonnummer is uw medewerker bereikbaar tijdens ziekte?
• Op welk (verpleeg)adres bevindt de zieke medewerker zich?
• Hoe lang denkt de medewerker ziek te zijn?
• Moeten er werkzaamheden overgedragen worden?
• Valt de zieke medewerker onder 1 van de vangnetbepalingen van de Ziektewet? Maar let op: de medewerker hoeft niet te melden onder welke.

Toon vooral interesse. Wat kunt u doen om te helpen? En maak gelijk een afspraak voor het volgende contactmoment.

3. De eerste vervolgstappen na een ziekmelding
Het is handig om in het verzuimprotocol ook informatie op te nemen over de eerste vervolgstappen na een ziekmelding. Wat gebeurt er na een ziekmelding? Vermeld in deze stap ook hoe uw medewerker zich beter meldt.

4. Een ziekmelding vanuit het buitenland
Meldt uw medewerker zich ziek vanuit het buitenland? Bijvoorbeeld tijdens de vakantie? Vertel dan in deze stap hoe en bij wie de medewerker zich ziek moet melden. Leg in het verzuimprotocol ook uit of er een medische verklaring nodig is en hoe dat werkt. 

5. Contact tijdens ziekte 
Bij langdurig ziekteverzuim is er regelmatig contact met de zieke medewerker. In de Wet verbetering poortwachter staat dat werkgever en medewerker minimaal eens in de 6 weken contact met elkaar hebben. In het verzuimprotocol legt u uit hoe het contact eruitziet. En dat de zieke medewerker ervoor moet zorgen dat hij bereikbaar is voor (onaangekondigd) contact met u of met de arbodienst.

6. Contact met de bedrijfsarts
Volgens de vernieuwde Arbowet hebben medewerkers recht om (preventief) advies in te winnen bij een bedrijfsarts. Bijvoorbeeld via een open spreekuur. Vermeld in het verzuimprotocol wie de bedrijfsarts is. En leg uit wat de bedrijfsarts doet en hoe het open spreekuur bij u is geregeld. Neem ook informatie op over het spreekuur verzetten of afzeggen.

7. Stappenplan Wet verbetering poortwachter
Is een medewerker langer dan 6 weken ziek? Dan vraagt de Wet verbetering poortwachter om meer stappen te nemen. De wet is ingevoerd om zieke medewerkers zo snel mogelijk te laten terugkeren naar werk. Dat betekent dat u samen met uw medewerker een aantal verplichtingen heeft voor de re-integratie van de medewerker. Vermeld deze verplichtingen in het verzuimprotocol. Op de website van UWV staat een handig stappenplan en welke documenten nodig zijn. Daarnaast geeft de Werkwijzer Poortwachter van UWV handvatten voor de begeleiding en re-integratie van zieke medewerkers. 

8. Een zieke medewerker wil op vakantie
In deze stap beschrijft u in het verzuimprotocol wat uw medewerker moet doen als deze tijdens ziekte op vakantie wil gaan. Zoals bijvoorbeeld eerst toestemming vragen aan u. En dat een advies van een bedrijfsarts nodig is, als u denkt dat de vakantie het herstel belemmert. Vermeld ook hoe het zit met vakantiedagen tijdens ziekte. Zo is in de wet geregeld dat bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid de medewerker gewoon vakantiedagen opneemt. Bij volledige arbeidsongeschiktheid maakt u samen met uw medewerker afspraken over het eventueel opnemen van vakantiedagen, volgens de daarvoor geldende wettelijke regels.

Heeft u vragen? Bel uw vaste contactpersoon: 055 579 21 00
Of bel uw accountmanager. Wij helpen u graag. U bereikt ons van maandag tot en met vrijdag van 8.00 uur tot 17.30 uur. Of stuur een e-mail naar inkomen.avero@achmea.nl.