Risicomanagement in tijden van crisis

16 jun 2020

Advisering

Van elke crisis valt iets te leren. En zonder grote crisis verandert er niks. 2 waarheden als een koe. Het Amsterdamse bureau de Architekten Cie. werd hard geraakt door de Kredietcrisis in 2008. De lessen die daar werden geleerd, bleken zeer waardevol voor de huidige coronacrisis. Hoe precies, bespreken we in dit artikel.

Voor architectenbureaus is risicomanagement van levensbelang. Met de meeste projecten zijn enorme bedragen gemoeid. Hoe kwetsbaar dat de sector maakt bleek in 2008, toen de Kredietcrisis wereldwijd toesloeg. ‘In een branche die nog nooit met faillissementen  was geconfronteerd, bracht de noodgedwongen sluiting van architectenbureaus een ware schokgolf teweeg.’ Met ingrijpende maatregelen en 3 ontslagrondes wist het Amsterdamse de Architekten Cie. op het nippertje te overleven. “We moesten van 140 man uiteindelijk terug naar 35.” “Gelukkig is deze crisis totaal anders dan die van 2008’, vertelt Frank Segaar, Chief Operations Officer van de Architekten Cie..Toen liep het geld weg uit de markt, terwijl het er nu door de overheid en de Europese Centrale Bank in wordt gepompt. Onze zorgen zijn nu veel meer of de keten in stand blijft, dat er niet te veel omvalt in ons zorgvuldig opgebouwde partner-ecosysteem.”

Deel de risico’s met meerdere ketenpartners
De keten van partners waar Segaar op doelt is een rechtstreeks gevolg van de Kredietcrisis. “We moesten ook onszelf opnieuw uitvinden. Onze opdrachtgevers waren grote beleggers, banken, de overheid en woningcorporaties. Door de crisis droogden die geldstromen op, en moesten we andere manieren vinden om aan het werk te blijven”, vertelt Segaar. Om het hoofd boven water te houden, bogen de architecten een risico om in een kans. Ze gingen actief op zoek naar partners. “Samenwerking met andere bureaus bleek de sleutel om te overleven. Als architecten zijn we eigenlijk altijd afhankelijk geweest van het grote geld. Dat was het grote risico dat door de crisis in de bankensector werd blootgelegd. Omdat we zoveel mensen moesten laten gaan, was ons bedrijfspand plotseling veel te groot voor ons. We vroegen andere getroffen bureaus om met ons onder 1 dak zelf projecten te gaan ontwikkelen.” Met onze nieuwe propositie gingen we zelf de markt op. We vonden kopers, en we konden weer aan het werk. Terwijl tegelijk de risico’s behapbaar bleven. Want als je de risico’s met 5 bureaus kunt delen, zijn de gevolgen nog te overzien als een project spaak loopt.” Maar niet alleen samenwerking bleek een lifesaver. “Over de grenzen kijken heeft ons ook door die crisis geholpen. In Rusland bleken we veel te kunnen doen op gebied van grootschalige woningbouw. Terwijl Rusland nu juist weer een risicofactor is, omdat de olieprijzen naar een dieptepunt zijn gedaald.”

Juridisch indekken is belangrijk bij overmacht
Toen het bedrijf begin dit jaar om de tafel zat met opdrachtgevers in Korea en Italië, kwamen de eerste signalen dat er misschien iets nog groters dan de Kredietcrisis zat aan te komen. “Onze Koreaanse contacten spraken toen al over het coronavirus. Ze waren nog redelijk laconiek, ook omdat ze al heel wat gewend waren met de SARS-uitbraak in 2002-2004. Maar toen we een videovergadering hadden met onze contacten in Milaan, reageerden die geschokt toen ze ons met z’n 3-en in 1 kamer zagen, dichtbij elkaar voor de camera. Ze vroegen ons of we wel wisten wat er in de wereld aan de hand was.” In de rest van Europa was het virus toen nog niet vastgesteld. Corona leek nog vooral een Aziatisch probleem. Dat veranderde in maart, toen in Brabant de besmettingen in sneltreinvaart opliepen. “Wij zagen de bui al hangen”, vertelt Segaar. “Maar dat betekent nog niet dat je ook meteen een passend antwoord hebt op wat je op je af ziet komen.” Binnen de Architekten Cie. ligt het risicomanagement voornamelijk bij hem. “We zijn gaan kijken of we ons juridisch konden beschermen tegen de mogelijke gevolgen van een pandemie. Zoals disclaimers in contracten, om ons te vrijwaren in geval van overmacht. Welke opties hebben we, als het erop aankomt opdrachtgevers aan hun afspraken te houden? En wat kunnen we doen als we zien dat het betalingsgedrag van onze opdrachtgevers verandert? We zijn betalingstermijnen strak gaan trekken, om te voorkomen dat de cashflow in gevaar komt. Onze verzekeringen houden we sowieso elk jaar tegen het licht, maar nu keken we er wel met een ander oog naar. Risicovolle, onverzekerbare projecten in het buitenland brengen we onder in een aparte BV, ook om de schade te beperken als het fout loopt. Maar tegen de verwoestende krachten van de natuur zelf kun je je niet indekken.” 

Risico’s spreiden alleen is niet genoeg
Met de Kredietcrisis nog vers in het geheugen maakten de 6 partners van de Architekten Cie. zich de nodige zorgen over de continuïteit van de orderportefeuille. “Begin dit jaar was die meer dan goed gevuld en 2020 beloofde 1 van de beste jaren te worden voor ons bureau. De onderlinge samenwerking heeft ons sterker gemaakt, ook doordat we makkelijk mensen en kennis kunnen uitwisselen. We hadden onze risico’s gespreid, waren net verhuisd naar een nieuwe locatie op de NDSM-werf, en we hadden extra personeel aangenomen om de verwachte piek dit jaar te kunnen opvangen. Maar het liep dus allemaal net iets anders”, vertelt de COO. “Hoewel deze crisis ons minder hard treft in onze orderportefeuille, zien we wel degelijk stagnatie in sommige sectoren. In de detailhandel is de bouw van winkels vrijwel stilgevallen, en ook de bouw van bijvoorbeeld bioscopen staat even in de koelkast. Maar veel verder lijkt het effect voorlopig niet te reiken.”

ICT heeft een sleutelpositie in tijden van corona
Toch heeft het bedrijf veel aanpassingen moeten doen. Natuurlijk om de overheidsmaatregelen na te kunnen leven. Aanpassingen op kantoor om overal gegarandeerd afstand te kunnen houden. Een wachtruimte voor klanten die als sluis fungeert, zodat er nooit te veel mensen in het gebouw kunnen zijn – en medewerkers en klanten elkaar niet in het voorbijgaan kunnen besmetten. Maar ook de ICT-capaciteit is opgeschaald, om thuiswerken te faciliteren. Intussen is er meer zicht op de nabije en wat verdere toekomst. Segaar en zijn partners zien tot hun grote opluchting dat de gebudgetteerde omzet niet wegloopt, maar wat verder doorschuift, in de richting van volgend jaar. “De piek die we dit jaar voorzagen hoeven we daardoor niet meer op te vangen. Die is dankzij corona afgevlakt, zodat we die ook zonder extra maatregelen aankunnen. En wat we ook zien, is dat opdrachtgevers nu durven beslissen. Als er nu een klant binnenkomt, is het ook meteen een nieuw project. Alles bij elkaar staan we er na 3 onzekere maanden gelukkig nog heel goed voor.”

Lees ook: 7 tips voor risicomanagement in tijden van crisis
We vroegen Louis Koehorst van Avéro Achmea om zijn visie op deze case te geven. Hoewel hij zeer onder de indruk is van wat de Architekten Cie. allemaal al heeft gedaan op het gebied van risicobeheersing, zag hij toch nog wel wat aandachtspunten. Lees hier zijn 7 inspirerende tips.