4 tips: succesvol feedback geven en ontvangen

10 feb 2020

Ondernemen

Het geven en ontvangen van feedback zorgt voor een open sfeer waarbij mensen elkaar durven aan te spreken op elkaars gedrag. Verbeterpunten in de organisatie komen zo sneller aan het licht. En dat kan weer leiden tot slimmere bedrijfsprocessen. Maar hoe houdt u de kritiek constructief en de sfeer open? De volgende 4 tips helpen u op weg om het geven en ontvangen van feedback binnen uw organisatie te stimuleren en te verbeteren.

1. Krijg inzicht in communicatiestijlen  
Nederlanders hebben de naam altijd direct te zijn. In de praktijk blijkt dit, zeker op zakelijk gebied, niet altijd het geval. Mensen vinden het lastig om feedback te geven en zijn bang om iets verkeerds te zeggen. Het voelt veiliger om niets te zeggen, of om erover te roddelen met collega’s. Dit komt het teamgevoel natuurlijk niet ten goede. Het is daarom belangrijk dat medewerkers leren hoe zij overkomen op een ander. Om uw medewerkers inzicht in hun eigen gedrag te geven, zijn er verschillende tests, zoals DISC. Tijdens een DISC training voor teams leren medewerkers ook elkaars communicatiestijlen beter kennen. Dit vergroot het begrip en leidt tot een betere samenwerking. 

2. Formuleer een IK-boodschap 
Het laatste wat we met feedback willen bereiken, is dat iemand zich aangevallen voelt. De IK-boodschap is een goede manier om feedback te formuleren. Het gaat vooral over wat iemand wil bereiken, en minder over de ergernis of belemmering die men ervaart. De ander kan daar weinig tegenin brengen, En is vaak sneller geneigd om mee te werken in plaats van in de verdediging te schieten. 
Een IK-boodschap voldoet aan de volgende elementen: 

  • Begin altijd met het noemen van de naam van degene die u wilt aanspreken (alleen als u nog niet in gesprek bent). Zo krijgt u de aandacht. 
  • Begin de boodschap met ‘ik’. 
  • Beschrijf het gevoel dat u krijgt door het gedrag van de ander. 
  • Benoem het gedrag dat de ander vertoont en waarop u feedback wilt geven. 
  • Benoem het effect van het gedrag van de ander op u. 
  • Geef aan wat het gewenste gedrag is. 

Onderstaand voorbeeld geeft duidelijk het verschil weer tussen een JIJ-boodschap (a) en een IK-boodschap (b): 

  • a. ‘Wat maken jullie een herrie. Kunnen jullie even ergens anders overleggen?’
     
  • b. ‘Merel en Frans, ik merk dat ik word afgeleid door jullie gesprek, waardoor ik me niet goed kan concentreren op het voorbereiden van de presentatie vanmiddag. Zouden jullie even een vergaderkamer op kunnen zoeken om te overleggen?’  

3. Denk aan de 3 B’s bij het ontvangen van feedback 

  1. Begrijpen 
    Om iets met feedback te doen, is het belangrijk om de boodschap goed te begrijpen. Dat betekent actief luisteren, samenvatten en doorvragen. De zogenaamde LSD-methode. 

  2. Bedanken 
    Feedback geven is lastig. Als iemand dit dan toch doet, zegt het dus iets over hoe belangrijk hij of zij de situatie vindt. Het is goed om daarbij stil te staan en er uw waardering voor uit te spreken. 

  3. Beoordelen 
    Wat u met de gegeven feedback doet, is aan uzelf. Vindt u dat de ander een punt heeft? Gebruik de feedback dan om uzelf te ontwikkelen. Bent u het niet eens met de feedback? Wees daar dan duidelijk in. U hoeft niet altijd toe te geven, maar zorg wel dat u kritisch kijkt naar uzelf en de feedback op waarde weet te schatten. 

4. Vergeet de complimenten niet 
Als er iets misgaat, staan we vaak sneller aan het bureau, dan als er iets goed gaat. Jammer, want feedback en complimenten verbeteren de werksfeer. Het regelmatig delen van complimenten zorgt ook voor meer vertrouwen onderling. Feedback delen wordt dan weer makkelijker. En die feedback zorgt ervoor dat uw organisatie beter functioneert. Een win-win situatie dus.  

Om er zeker van te zijn dat een compliment op de juiste manier overkomt, gebruikt u ook hier de IK-boodschap. Bijvoorbeeld: “Merel, ik was echt onder de indruk van jouw presentatie van net.” 


 Meer lezen over manieren om uw organisatie te verbeteren?

Bezoek averoachmea.nl/ondernemen voor meer informatie over het continu verbeteren van uw organisatie.